Preguntas y respuestas sobre el Libro de Sueldos Digital

La doctora Marcela Gómez responde a una selección sobre el Libro de Sueldos Digital que fueron realizadas durante la charla en vivo brindada por ERREPAR el pasado 17 de agosto, junto con los doctores Magdalena Riva Carretti y Fernando D’Agostin, ambos funcionarios de la Dirección de Operaciones con Instituciones de la Seguridad Social, de la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP).

1. ¿Cuál es el criterio de incorporación de los empleadores al Libro de Sueldos Digital (LSD)?

Lo primero que se aclaró al respecto es que se trata de un proyecto en el que la AFIP trabaja desde el año 2014, aunque a partir del 2016 se empezó a obligar paulatinamente a los empleadores, comenzando en aquel momento con un grupo pequeño de diez contribuyentes, y así en forma gradual hasta llegar al número de 20.000 en el presente (entre los que ya lo usan y los que estarían por ingresar) para en un futuro alcanzar a todos los empleadores.

En octubre y noviembre se encararán dos nuevas etapas de nuevos ingresos: 2.500 empresas por cada uno de esos meses; se incluirán más firmas durante el año 2021, pero sin fecha cierta aún.

En las distintas etapas se pueden tomar criterios específicos para realizar la selección, por ejemplo, la cantidad de nómina activa o la actividad. También se firmaron acuerdos con jurisdicciones; alguna tuvo un interés específico en la incorporación de una determinada actividad.

2. ¿Una empresa puede hacer pruebas en el sistema del LSD sin haber sido notificada su incorporación?

Cuando el contribuyente es notificado, la AFIP le habilita el período de prueba en el sistema LSD.

Si no fue notificado, no tiene acceso al servicio LSD y la razón se basa en que este servicio “trabaja con datos productivos, en línea”; cuando se sube una liquidación, automáticamente el sistema se conecta con Simplificación Registral Empleadores y verifica que todos los Códigos Únicos de Identificación Laboral (CUILES) incluidos en ese archivo estén dados de alta en este último sistema. En paralelo, se conecta con Declaración en Línea y verifica datos como la alícuota de la aseguradora de riesgos del trabajo (ART), el tipo de empleador y otros.

3. ¿Existen empleadores exceptuados de cumplir con el LSD o se tiene previsto universalizar esta obligación?

La idea es que progresivamente, en el cumplimiento de las futuras etapas, quede obligada la totalidad de los empleadores de la actividad privada.

4. ¿La AFIP tiene a disposición de los contribuyentes el listado de empresas obligadas al uso del LSD? ¿O la única forma de enterarse de la incorporación es a través del domicilio fiscal electrónico?

No existe tal información que sea de acceso público; se trata de una comunicación individual con cada empleador obligado, que es elegido en función de la etapa que le corresponde.

5. ¿Es posible eliminar CUILES activos en Simplificación Registral Empleadores sin generar inconsistencias en el LSD?

La anulación de un alta es un proceso que está previsto en Simplificación Registral Empleadores; es importante diferenciarla del proceso alta/baja, incluso con la misma fecha. Los efectos que causan son distintos:

– Si el alta se anula, el LSD no espera receptar dicho CUIL dentro de la nómina que se declara.

– Si se hizo un alta, y en la misma fecha se lo dio de baja, eso implica que la relación laboral estuvo vigente por un día; por lo tanto, el LSD espera una liquidación de dicho CUIL.

Frente a la imposibilidad de anular, lo que corresponde es la presentación del formulario 885; así la AFIP procede a la anulación de dicha relación laboral.

6. ¿Es necesario contar con firma digital para presentar el LSD?

Si bien el artículo 4 de la resolución general (AFIP) 3781 establece “la conformidad por parte del empleador del contenido del libro a emitir por el sistema, se prestará mediante la transferencia electrónica del formulario de declaración jurada F. 8351 ‘Digesto Resumen Libro de Sueldos Digital’ -disponible en formato “pdf”-, el cual deberá contar con firma digital…”.

El Organismo Fiscal informa actualmente a través de su página lo siguiente: “Para los empleadores actualmente obligados el requisito de firma digital no es exigible”.

“Para darle carácter definitivo a una liquidación, se pide el reingreso de la clave fiscal y una vez aceptada la liquidación, se podrá generar el LSD definitivo”

7. ¿Cómo se declaran los trabajadores contratados por temporada?

Deben ser incluidos en el LSD con los mismos datos que se declaraban en el perfil del empleado en Declaración en Línea e informar su liquidación, si corresponde.

Si el trabajador en cuestión se encuentra en reserva de puesto por el fin de la temporada, el mismo debe seguir siendo declarado en el formulario 931 y previamente en el LSD, ya que la relación laboral se encuentra activa y debe quedar reflejado en la presentación; en este caso, se habilita la pantalla en la que se encuentran los datos necesarios para la confección del formulario 931, como ser los datos del empleado en los que se indica la situación de “reserva de puesto” con el código 14; a partir de allí, el servicio habilitará hasta dicha pantalla y no pasar a la siguiente que se podría ver en un empleado en situación “Activo”; en el caso de este trabajador de temporada sin prestación de servicio, no es necesario avanzar a la instancia de la carga del recibo de sueldo.

8. ¿Cómo declarar los empleados eventuales?

También deben ser declarados, pero “manejan otra interfaz; cuando se incluyen en el sistema trabajadores con este perfil se habilitan pantallas diferentes; no se habilita la pantalla en la que se carga el ‘recibo de sueldo’, sino una en la que se incorpora información específica como la vigencia de la prestación de la tarea durante el período o datos de la empresa proveedora del personal”.

Las pantallas mencionadas pueden visualizarse si la carga se hace de forma manual, si se realiza a través de un txt; esto se traduce en un registro distinto, el número 5, el que solo es subido si se cuenta con personal contratado a través de empresas de servicios eventuales.

9. ¿Cómo se modifican las liquidaciones que ya fueron confirmadas?

Se debe subir una liquidación de ajuste, una del mismo período, en la que se incluirá solo la nómina que está afectada por el ajuste; no se debe subir nuevamente la nómina completa; esta información no reemplaza a lo ya informado, sino que la complementa; por ejemplo si el ajuste está relacionado a un concepto que funcionaba como un crédito, en el ajuste funcionará como un débito; se corre el proceso sobre ambas liquidaciones y se netea el efecto de ese concepto en la liquidación.

El proceso es el mismo, ya sea que el error se detecte previo a la generación del formulario 931, o después de su presentación; la diferencia va a radicar en que en el segundo caso se tratará de una rectificativa y el sistema le asignará automáticamente el número de presentación 1 o el que corresponda.

Es importante, antes de proceder al ajuste, determinar si el dato a informar modifica el “recibo de sueldo”; por ejemplo el neto, reemplazar un concepto por otro; si es así, se sube una liquidación ajustando, pero si el cambio es la denominación de una obra social, por ejemplo, no es necesario ajustar, sino que se utiliza la opción “Nómina”, que se encuentra al pie de cada período, la cual habilita la pantalla de datos del formulario 931, sin necesidad de avanzar a la carga del recibo, ya que este no se ve afectado.

Por otra parte, es importante resaltar que las rectificativas, si bien se pueden deber a un solo CUIL, son por nómina completa, vale decir, que subiendo el ajuste o modificando a través de nómina, el sistema corre el proceso sobre todos los CUILES declarados generando un nuevo formulario 931. El LSD no genera formularios 921 de rectificativa por novedad.

Cuando la modificación corresponde a un dato del empleador, como el cambio en el componente fijo de la ART, no es necesario subir liquidaciones de ajuste, sino que se carga en la pantalla de datos del empleador, ya que al total de la nómina se le va a calcular en base a dicho valor.