Preguntas y respuestas sobre el Libro de sueldos digital AFIP (parte XII)

1. Desde que se recibe la notificación de uso del Libro de Sueldos, ¿con cuánto tiempo se cuenta para pedir prórroga?

En la actualidad, por ejemplo, aquellos empleadores que fueron notificados el 22 de setiembre de 2022 tienen tiempo de realizar las pruebas hasta el 18 de noviembre; en ese vencimiento, la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) da de baja las liquidaciones que se subieron y deja la parametrización de conceptos.

Si la intención es solicitar prórroga, es aconsejable no operar el sistema hasta que se habilite el botón con dicha solicitud, ya que de hacerlo se estará incorporando datos “en firme”.

Recordemos que el otorgamiento de más plazo redundará en que la firma seguirá realizando el formulario 931 a través de la Declaración en Línea y la reapertura de la ventana de pruebas en el Libro de Sueldos Digital (LSD), en el que se podrá seguir parametrizando y cargando liquidaciones de sueldos.

También dejará una nueva notificación en el domicilio fiscal electrónico que reemplazará la anterior.

2. Con referencia a la excepción del uso obligatorio del LSD como Libro Especial del artículo 52 de la ley de contrato de trabajo, en la Provincia de Buenos Aires los empleadores que lleven el Registro de Remuneraciones en un Libro Manual, ¿también están exceptuados de la obligación de rúbrica del LSD?

La resolución (MT Bs. As.) 210/2022 establece que las/os empleadoras/es quedarán exceptuadas/os temporalmente de la obligación de utilizar el Sistema Informático del Libro Especial de Sueldos y Jornales de la Provincia de Buenos Aires hasta tanto agoten las hojas móviles que se encuentren en su poder.

Por tal motivo, se entiende que en la medida en que la registración no sea a través de hojas móviles, no está alcanzado por la excepción.

Se podría entender que la voluntad del Ministerio no es que el empleador abone dos veces, una ya realizada por las hojas y otra por la rúbrica digital. Por ello, le permitiría el uso de las hojas en blanco hasta su extinción.

Quien lleve el Libro Manual entraría en el cronograma previsto en la mencionada resolución, que inicia en noviembre de 2022 y culmina en junio de 2023.

3. En el caso de la Provincia de Buenos Aires, a partir de la vigencia del cronograma de la resolución (MT Bs. As.) 210/2022, ¿cuándo vencerá la obligación de rúbrica?

La norma antedicha establece que la presentación del Libro Especial deberá realizarse en forma conjunta con la presentación del formulario 931 del Sistema Único de la Seguridad Social. En caso de no cumplir con la fecha de presentación (y supuestamente de rúbrica), el Ministerio intimará a que el empleador justifique y acompañe la prueba que haga a su defensa. Luego de analizarlo, determinará si merece alguna de las sanciones previstas por dicha falta [L. (Bs. As.) 10149, D. (Bs. As.) 6409/1984 y Anexo II del Pacto Federal del Trabajo, ratificado por la L. (Bs. As.) 12415].

Es importante destacar que una presentación tardía se puede dar cuando el empleador no encuentra la solución a un error, que en la medida en que subsista no le va a permitir aceptar la liquidación y conformar el LSD, para luego continuar con la generación del formulario 931. Por eso es imprescindible archivar los errores que pudo haber arrojado el sistema, porque en eso se basará, en este caso, el descargo del contribuyente.

4. Cuando se cumplan los plazos para la unificación del LSD con el Libro Especial de la LCT, en la Provincia de Buenos Aires, ¿se debe presentar en el Ministerio de Trabajo para "cerrar" el Libro de Sueldo rubricado previamente?

La resolución (MT Bs. As.) 210/2022 no prevé un procedimiento de “cierre” del Libro Especial, como sí lo hacía su antecesora, la resolución (MT Bs. As.) 139/2015, quizás porque la normativa vigente aclara que las hojas móviles en blanco se utilizarán hasta que se agoten, momento en el cual ambos registros quedarán unificados.

La resolución no tiene prevista dos situaciones: una es qué sucede si el Libro fuera manual o si las hojas en blanco no alcanzaran para volcar las liquidaciones de un mes completo. Esperemos que en breve se publiquen las aclaraciones correspondientes.

5. ¿Se puede utilizar el archivo “txt” de una empresa para parametrizar los conceptos de otra empresa?

Sí, en la medida en que los códigos, descripciones y comportamiento de cada uno de los conceptos sean idénticos en ambas empresas y que obviamente la cantidad de conceptos utilizados sea la misma.

Cuando se habla de comportamiento significa que se debe identificar de qué bases de cálculo de los distintos subsistemas del formulario 931 forman parte de cada concepto para determinar aportes y contribuciones, porque incluso pueden coincidir en “código” y “descripción”, pero no en “comportamiento”, y el archivo “txt” utilizado en una no será aplicable a la otra.

6. En el caso de un empleador que a los conceptos de liquidación no le haya asignado código, porque no cuenta con un sistema de liquidación y lo hace en una planilla de cálculo, sino que en los recibos solo figura la denominación de cada concepto, ¿se pueden replicar los códigos de la AFIP?

Sí, obviamente deberá verificarse el “comportamiento” que define la AFIP para cada concepto, que tiene que ser coincidente con el que utiliza el empleador.

Vale decir, primero clasificarlo dentro de los grupos detallados por la AFIP: si es remunerativo, no remunerativo (puro o mixto) y descuento; como puede verse, va más allá de la denominación con la que puede coincidir o ser similar.

Lo más importante es precisar a qué base de remuneración va a “alimentar” el concepto (de la 1 a la 9) y a partir de eso asignarle el código correspondiente.

7. En el caso del sueldo del mes de diciembre y del aguinaldo, como las fechas de pago son distintas, ¿se deben generar dos liquidaciones con fecha de pago diferentes?

Sí, porque también se emiten recibos diferentes; el LSD debe ser un reflejo de los recibos de sueldo generados para la nómina.

Hay que contemplar la acumulación de las bases de cálculo en el segundo archivo que se sube; el Registro 4 debe ser acumulativo, ya que el sistema reemplaza en dicho registro lo que figura en el segundo archivo.

El procedimiento fue expuesto en la Guía 5 emitida por la Administración Fiscal.

8. ¿El LSD lleva firma digital de los empleados?

Por ahora no está previsto que sea así; incluso tampoco es necesaria la firma digital del empleador.

En la Guía N° 8 de la AFIP se aclara textualmente lo siguiente:

“Cabe aclarar que NO es requisito para utilizar este servicio ante la AFIP el registro y empleo de firma digital; no obstante, cada jurisdicción provincial mantiene la facultad de exigir la misma para su propio proceso de rúbrica de libros”.

9. Cuando un trabajador tiene un adherente en la obra social, en su recibo de sueldo figura el concepto y se refleja en el LSD, pero cuando se realiza la validación de la liquidación para generar el formulario 931 no toma el valor del concepto. El vínculo familiar en cuestión está incorporado en “Simplificación Registral Empleadores”. Sin embargo, las obras sociales reclaman por falta de pago. ¿A qué se debe esta situación y cómo se soluciona?

Más allá de la parametrización del concepto de “Adherente Obra Social” que es de descuento, para que el formulario 931 tenga en cuenta el monto en cuestión, el mismo debe figurar en la siguiente pantalla, dentro del cuadro de datos complementarios del Código Único de Identificación Laboral (CUIL) en cuestión:

Y si se optara por el ingreso de los datos a través del archivo “txt”, en el Registro 4, en el carácter 69, va el dato en cuestión:

CAPACITACIONES

Te invitamos a la capacitación online sobre "Libro de Sueldo Digital AFIP", que tendrá lugar el jueves 17 de noviembre, a las 10:00 hs, cuyos expositores serán la Dra. Marcela Gómez y el Dr. Pablo Figueredo.

Se mencionarán las últimas novedades como:

• Nuevas incorporaciones de empleadores
• Acuerdo AFIP-Buenos Aires
• Herramientas para PYMES
• Respuestas a las consultas de los asistentes
• Liquidaciones mensuales 2022

Mientras que las temáticas a tratar son:

• Manuales, instructivos, guías y normas
• Empleadores alcanzados. Notificación
• Fuentes de información del LSD
• Funcionalidad del sistema: Parametrización de conceptos. Métodos y Módulo de Liquidaciones. Carga y generación de la DDJJ

Para conocer más detalles, contactate con la División Capacitación ingresando en errepar.com/capacitaciones o por Instagram @errepar.capacitacion.